Vaša firma nepotrebuje viac chaosu. Potrebuje systém.
Pomáhame firmám nastaviť procesy, kompetencie a operatívne riadenie tak, aby neboli závislé od jedného človeka.
Firma rastie.
Systém za ňou zaostáva.
Väčšina problémov vo firme nevzniká preto, že by ľudia nepracovali. Vzniká preto, že úlohy, kompetencie, informácie a rozhodnutia nemajú jasné miesto ani vlastníka.
Všetko stojí na majiteľovi
Bez vášho rozhodnutia sa úlohy neposunú. Tím čaká, pýta sa a každá maličkosť sa nakoniec vráti späť k vám.
Informácie sú roztrúsené
Časť je v e-mailoch, časť v správach, niečo v tabuľke a zvyšok existuje iba v hlave človeka, ktorý práve nie je dostupný.
Úlohy sa strácajú
Zadania nemajú termín, zodpovednú osobu ani kontrolný bod. Niektoré sa urobia dvakrát, iné vôbec.
Kompetencie nie sú jasné
Ľudia nevedia, kde sa ich zodpovednosť začína a kde končí. Výsledkom sú konflikty, prestoje a nekonečné presúvanie úloh.
Procesy existujú iba neformálne
Každý robí rovnakú činnosť trochu inak. Firma funguje podľa zvyku, pamäti a improvizácie, nie podľa jasného postupu.
Rast prináša viac chaosu
Viac klientov, projektov a ľudí neprináša väčšiu slobodu. Bez systému iba znásobuje tlak, chyby a množstvo operatívy.
Ak sa v týchto situáciách spoznávate, nepotrebujete ďalší nástroj, ďalšiu tabuľku ani ďalšieho človeka bez jasného systému.
Potrebujete nanovo nastaviť spôsob, akým firma funguje.Nenahrádzame chaos ďalšou vrstvou operatívy. Nastavujeme spôsob, akým firma funguje.
Vstupujeme do firiem, ktoré vyrástli rýchlejšie než ich vnútorné procesy. Identifikujeme slabé miesta, nastavíme zodpovednosti a vytvoríme systém, ktorý sa dá reálne používať.
Analýza fungovania firmy
Zmapujeme, ako dnes prebieha komunikácia, delegovanie, rozhodovanie, kontrola úloh a práca s informáciami. Pomenujeme, kde firma stráca čas, peniaze a kapacitu.
- analýza procesov a pracovných tokov,
- identifikácia úzkych miest,
- audit nástrojov a spôsobu práce,
- návrh priorít a ďalšieho postupu.
Nastavenie firemných procesov
Meníme opakujúce sa činnosti na zrozumiteľné postupy, aby výsledok nezávisel od pamäti, nálady alebo dostupnosti jedného konkrétneho človeka.
- pracovné postupy a checklisty,
- schvaľovacie procesy,
- kontrolné body a termíny,
- jasné výstupy jednotlivých úloh.
Rozdelenie rolí a zodpovedností
Nastavíme, kto rozhoduje, kto vykonáva, kto kontroluje a kto potrebuje byť iba informovaný. Bez kolektívnej zodpovednosti, za ktorú napokon nezodpovedá nikto.
- kompetenčné mapy,
- zodpovednosti jednotlivých rolí,
- pravidlá delegovania,
- eskalačné a komunikačné pravidlá.
Projektový a operatívny manažment
Zavedieme systém, v ktorom sú úlohy, termíny, priority a zodpovednosti viditeľné. Projekty prestanú fungovať podľa toho, kto si na čo práve spomenie.
- plánovanie projektov a kapacít,
- koordinácia tímu a dodávateľov,
- kontrola termínov a výstupov,
- pravidelný reporting.
Firemná dokumentácia a know-how
Premeníme know-how uložené v hlavách ľudí na použiteľnú dokumentáciu. Firma tak nebude zraniteľná pri dovolenke, odchode zamestnanca alebo prijatí nového človeka.
- interné manuály a smernice,
- onboardingové materiály,
- šablóny a vzorové dokumenty,
- centrálna databáza znalostí.
Nastavenie nástrojov a automatizácie
Vyberieme a nastavíme nástroje podľa reálnych potrieb firmy. Nie opačne. Nový softvér nevyrieši zlý proces, iba ho dokáže vykonávať rýchlejšie a vo väčšom meradle.
- projektové a CRM systémy,
- automatizácia opakujúcich sa úloh,
- prepojenie existujúcich nástrojov,
- nastavenie prehľadov a dashboardov.
Rozsah spolupráce skladáme podľa toho, kde je dnes najväčšia brzda.
Chaos neriešime ďalšou improvizáciou. Meníme spôsob, akým firma funguje.
VAM FRAMEWORKTM je vlastná metodika na analýzu, nastavenie a stabilizáciu procesov, kompetencií, nástrojov a operatívneho riadenia firmy.
Odhalíme, kde firma stráca čas, kapacitu a kontrolu.
Navrhneme procesy, kompetencie a systém riadenia.
Nastavenia prenesieme do reálneho fungovania firmy.
Overíme, že systém funguje bez zásahu majiteľa.
Kompletný princíp metodiky, jej fázy a možnosti implementácie.
Od prvého rozhovoru k systému, ktorý firma reálne používa.
Neprinášame hotové šablóny bez znalosti vašej firmy. Najprv pochopíme, ako dnes fungujete, potom navrhneme riešenie a postupne ho prenesieme do každodennej praxe.
Najprv pochopíme problém
Počas úvodnej konzultácie prejdeme vašu situáciu, hlavné prekážky a očakávania. Zistíme, či je spolupráca vhodná a ktorú oblasť treba riešiť ako prvú.
Zmapujeme aktuálne fungovanie
Preskúmame procesy, úlohy, kompetencie, nástroje a tok informácií. Na základe zistení vytvoríme návrh riešenia, priority a konkrétny plán implementácie.
Riešenie prenesieme do praxe
Nastavíme pracovné postupy, zodpovednosti, nástroje, dokumentáciu a kontrolné body. Zmeny zavádzame postupne, aby ich tím dokázal reálne používať.
Overíme, že systém funguje
Sledujeme, ako sa nové nastavenia používajú v praxi, odstraňujeme slabé miesta a upravujeme ich podľa spätnej väzby tímu aj výsledkov firmy.
Začneme 30-minútovou konzultáciou, počas ktorej zistíme, kde je dnes najväčšia brzda.
VAM Plus nevzniklo pri stole nad teoretickou príručkou. Vzniklo priamo vo fungovaní firiem.
Za VAM Plus stojí Gabriela Kocmálová, projektová manažérka a zakladateľka, ktorá sa dlhodobo pohybuje v každodennej operatíve firiem.
Pri práci s majiteľmi, tímami a externými dodávateľmi opakovane videla rovnaký problém: firma môže mať schopných ľudí, dobrý produkt aj rastúce príjmy, a napriek tomu ju brzdí spôsob, akým sa zadávajú úlohy, odovzdávajú informácie a prijímajú rozhodnutia.
Z jednotlivých riešení, pracovných postupov a skúseností postupne vznikol systematický prístup, ktorý dnes tvorí základ služieb VAM Plus a metodiky VAM FRAMEWORK™.
Mojím cieľom nie je vytvoriť firme ďalší komplikovaný systém. Mojím cieľom je nastaviť fungovanie tak, aby ľudia vedeli, čo majú robiť, majiteľ mal prehľad a firma nebola závislá od neustáleho hasenia problémov.
Máte pocit, že firma rastie, ale jej fungovanie nestíha?
Napíšte nám alebo si rezervujte úvodnú konzultáciu. Spoločne sa pozrieme na to, kde dnes vzniká najväčší chaos, čo firmu brzdí a aký ďalší krok dáva zmysel.
Úvodná konzultácia trvá 30 minút, prebieha online a je bezplatná.